Planując realizację eventu firmowego, rodzinnego lub otwartego - niezależnie od tego czy korzystamy z pomocy profesjonalistów czy też sami mierzymy się z projektem, musimy zadać sobie podstawowe pytanie - jaki jest cel naszej imprezy. Oczywiście pomijamy kwestie doskonałej zabawy, ale czy planowane spotkanie ma być formą nagrody dla uczestników, promocji marki, jest elementem motywacyjnym czy raczej zwiążany jest z wewnętrznym "świętem" firmy. Kolejny krok to określenie targetu odbiorców, czyli jaka będzie nasza grupa docelowa. Inaczej będzie wyglądał program którego odbiorcą będzie np. grupa dzieci, a całkiem inaczej jeżeli będzie to grupa biznesowa. Analogicznie miejsce spotkania  jak i godziny mogą być całkowicie rozbieżne. Kolejny krok to zakreślenie szkicu agendy. Zakreślając czas rozpoczęcia i zakończenia rozłożymy ją na czynniki pierwsze.

• 1. Po pierwsze lokalizacja - Inny zakres techniczny obejmuje event pod dachem, a inny jeżeli planujemy piknik firmowy.


• 2. Musimy pamiętać o części oficjalnej (która może być poprzedzoną formą intro artystycznego, co jest oczywiście uwarunkowane tematyką naszego eventu)


• 2. Kolejny to element cateringu ( zwłaszcza jeżeli planujemy wersję zasiadaną)


• 3. Część artystyczna, która może być podzielona na sety. Dobrze też aby część artystyczna zawierała formę dynamiczną, aktywującą gości.


• 4. Element niespodzianki


• 5. Nagrody , upominki zawsze są mile widziane :-)


• 6. Pamiętajmy aby też część czasu pozostawić w formie już mniej oficjalnego programu. np. na rozmowy w kuluarach

Teraz wracamy do naszego tematu przewodniego. Sprawa jest prosta jeżeli określiliśmy tematykę naszego wydarzenia lub niejako z góry narzucona jest przez cel eventu. Wówczas możemy opracowywać całość po jej kontem. Począwszy od obsługi (hostessy), części artystycznej, cateringu i gości specjalnych. Gorzej jeżeli nie mamy pojęcia, wszystko już było, nic się nie narzuca i mamy pustkę w głowie. No cóż, nie bójmy się w takim razie zasięgnąć pomocy u źródła - zrealizujmy np. konkurs wśród naszych gości, prześlijmy zapytanie, lub po prostu umieśćmy kartkę w kuchni firmowej na której każdy będzie mógł umieścić swoje kreatywne przemyślenia. Głos zespołu często jest niedoceniany i pomijany.

Kolejnym ważnym elementem jest konferansjer. Wbrew pozorom jest to osoba na barkach której spoczywa spora część powodzenia imprezy. Jest naturalnym łącznikiem pomiędzy tym co dzieje się na scenie a naszymi uczestnikami. Dobry konferansjer jest w stanie "wyczuć" klimat panujący na sali i dopasować się werbalnie jak "kameleon". Gorzej jeżeli trafiliśmy na kiepskiego konferansjera, wtedy w najlepszym przypadku najemy się tylko wstydu.

W końcu przechodzimy do meritum - czyli naszego budżetu. Jeżeli mamy "worek" pieniędzy sprawa jest prosta, ponieważ raczej wszystko co wpadło nam do głowy z lepszym lub gorszym skutkiem możemy zrealizować,  mniej optymistycznie jest gdy nasz worek posiada pokaźną dziurę na dnie :-). Jednakże same pieniądze nie rozwiązują sprawy, jak w każdym przypadku liczy się pomysł i umiejętność jego realizacji. Można popsuć nawet najbogatszy event realizując go bez  pasji, a z ekonomicznego projektu "wycisnąć" cudowne chwile. Dlatego kreatywność i doświadczenie są tutaj dużym wsparciem.

Po określeniu już "kręgosłupa" naszej imprezy przechodzimy do żmudnego procesu planowania i dobierania artystów i podwykonawców. Musimy rozbudować naszą agendę o tygodnie a czasem i miesiące zadań, planowania i realizacji przed wydarzeniem. Ale pamiętajmy że na końcu naszej ciężkiej drogi czeka nas wspaniała nagroda w postaci wyjątkowego na skalę światową wydarzenia, czego z całego serca wszystkim życzymy :-).

MICE4u.pl